怎么做才能有效的做好时间管理,提升工作效率

2017-08-03 13:05:00
郑乔尹
原创 133
古谚语就常说:“人生天地之间,若白驹之过隙,忽然而已”。是啊,在工作这么多年后,终于知道时间是何等宝贵。因为时间具有“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以时间更加显得尤为可贵。

在知道时间的可贵之后,怎么做好时间管理,在有限的时间之内怎么将自己要做的事情有效率的做完,这就成为一个很重要的话题。所以今天小乔跟大家简单分享下个人对时间管理的一些想法和做法的。

首先我们要了解的是时间管理的四象限法则。



根据上图显示,如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,那可以看到,我们只要合理的管理这四个象限,就可以对时间有效认识和管理。

第一象限:这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。
第二象限:这个象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。
第三象限:这个象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。
第四象限:这个象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。



其实,在工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,根据这四个象限,我们只要依次做到:
马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它,马上完成。
计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

了解了时间的四象限法则后,我们可以把每天要做的事情罗列出来,根据时间的四象限法则依次排列,然后借助一些工具来管理时间。之前我看过《番茄工作法图解》这本书,里面介绍用番茄工作法来提升效率,这种敏捷方法跟scrum、XP类似,说到敏捷迭代,让我想到禅道项目管理软件 ,也是用到一样的敏捷方法,只不过禅道 比较适合一些技术研发团队来做项目管理。

用我一天需要工作的内容整理好罗列出来给大家举例:


根据这些待办,依次放进四象限中,这样一天之中哪个重要哪个优先办理就一目了然了。所以说可以整理成下图:


如果这张图还不能帮助到你很好的完成这些事情,那也可以借助几款时间管理工具来协助完成每一项任务:

番茄土豆,这个跟我看的那本书的原理一样,都是按照番茄工作法来设计的。25分钟一个任务。这个软件小编两三年前就用的。如果是一些日常琐碎的事情,小编就不建议用这个软件,因为时间是规定的25分钟,很多时候处理琐事不需要25分钟。比如上面列举的查询10086宽带到期问题,不需要花25分钟。

然之协同办公——待办。用过这个系统的都知道,然之协同办公其实是个oa系统,整个系统当中的待办版块实用性很高,除了自己的待办,待办还可以相互指派给其他人,这个是区别于其他软件的一大特色。除此可以做其他项目管理的任务分解,功能比较强大综合。这个是小编目前公司在使用的。

高效Todo。这个软件的界面设计都是采用直观的四象限设计,这样的设计可以让用户一目了然的知道哪些事情是紧急需要处理的。

软件只是是协助我们完成工作做好时间管理的辅助工具,除了上面介绍的这些,市面上还有其他类似软件可供选择,大家可以根据自己需要去选择对自己有帮助的软件。

处理生活琐事的话可以借助一些简单的app软件来实现就好,这种通常可以采用to-do的方式来完成:

Doitim也是一个时间任务管理工具,采用GTD理念任务管理理念设计的,可以帮助用户有条不紊地组织规划各项任务。Wunderlist适合处理生活中的琐事,那列清单是完成工作的最简单方法。这种一条条完成清单内容的感觉是会让人上瘾的。还有很多,这些不一一列举啦,大家可以根据自己个人的实际情况选择适合自己的。上面给大家介绍的三款也有app版本,都可以配合使用起来。


时间是一个永恒的话题,有效的时间管理可以帮助大家提高自己的工作效率。借用一些时间管理软件,可以帮助我们详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法,预定出目标的进程及步骤,已达到效率最大化。除此,我们在提升自己效率的同时,也要注意一些时间上不必要的流失。比如一些工作开始时的时间损失,有些人早早可以进入工作状态,心无旁骛。有些人却需要看看新闻刷刷微博之后才能进去工作状态,后者就属于工作开始时的时间损失。再好比信息和沟通方面的时间损失,我们在日常工作当中,同事部门间的沟通 一定要及时和清晰,否则只会在沟通上浪费不必要的时间成本。


最后,我想说明的一点是,我觉得时间管理的意义其实在于做,而不是列任务。不管是生活还是工作当中,大家其实可以根据时间的四象限去划分事情的重要和紧急性,再结合一些时间管理的工具,付诸行动,相信长久下来,你对时间管理肯定有新的认识。以上都是小编的一些个人观点,哪里说的不好的,也欢迎大家纠正!

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